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Architettura dell’informazione e processi interni. Il caso del Consiglio regionale dell’Umbria

Come modellare l’architettura dell’informazione sui processi interni di un’organizzazione? Il redesign del sito web del Consiglio regionale dell’Umbria è un esempio riutilizzabile.


[Nota: dopo il 2012, il sito ha subito un drastico redesign (peggiorativo, a mio avviso). L’articolo si riferisce al sito online fino al 2012.]

L’idea che ha guidato il redesign è stata quella di descrivere il Consiglio regionale, le sue strutture e le sue attività attraverso due punti di vista complementari:

  1. un approccio istituzionale, che racconta la struttura organizzativa del Consiglio, secondo uno schema ad albero
  2. un approccio più orientato ai contenuti, che racconta l’attività del Consiglio, cioè quella legislativa, impiegando una classificazione a faccette per la consultazione degli atti normativi.

Le aree logico-funzionali del sito come mappa dei processi

Homepage del sito del Consiglio regionale dell'Umbria
La homepage del sito web del Consiglio regionale dell’Umbria come si presentava dopo il redesign del 2012.

Le 3 sezioni principali del sito:

  • l’attività legislativa
  • l’informazione e la partecipazione
  • il Consiglio

corrispondono ai tre processi caratterizzanti dell’organizzazione; i due citati all’inizio, più quello trasversale dell’informazione/partecipazione, concepito come una sorta di collante tra i due.

Tuttavia, per evitare l’effetto silos, ciascuna sezione intrattiene un costante dialogo con l’altra, in modo che ogni contenuto possa essere di volta in volta intercettato mediante più percorsi. Ogni nodo è in grado di richiamare tutti gli altri nodi ad esso correlati – secondo il modello della raccolta delle bacche o berrypicking.

Una volta quindi che l’utente (con un sistema di ricerca […] a faccette) trova un contenuto di suo interesse, il sito restituirà non più soltanto i documenti istruttori in senso stretto ma, in tempo reale, renderà possibile la consultazione di tutte le attività o i contenuti in qualche modo correlati all’atto stesso, attività e contenuti “generati” dagli uffici competenti ai diversi livelli della struttura (si pensi alle news dell’Ufficio stampa, agli spogli periodici della Bibliomediateca o gli approfondimenti di ricerca della sezione Studi Giuridici).

Si tratta di fatto di un sistema di navigazione dei contenuti alternativo (così da intercettare esigenze e mappe cognitive diverse) a quello descritto in precedenza ma ad esso ridondante. I contenuti infatti saranno ovviamente gli stessi, generati una sola volta dai soggetti competenti che provvederanno in più soltanto alla taggatura di questi contenuti, associandoli (ove ritengono opportuno e comunque secondo prassi e regole predeterminate) a determinati Atti normativi (Andrea Giottoli, Riprogettazione del sito web del Consiglio regionale dell’Umbria).

Architettura dell'informazione e processi interni
La corrispondenza fra processi interni del Consiglio regionale (in questo caso l’iter legislativo) e l’architettura dell’informazione del sito.

La classificazione a faccette per gli atti normativi

Classificazione a faccette nel sito del Consiglio regionale dell'Umbria
Il sistema a faccette per la consultazione degli atti normativi.

La progettazione del sistema a faccette si è confrontata con un vincolo cruciale: l’esigenza di sfruttare i metadati già esistenti. Non era cioè possibile immaginare una riclassificazione dell’intero corpus (o un’integrazione della classificazione), sia per le dimensioni del corpus stesso, sia per non modificare il flusso di lavoro corrente (la prassi consolidata di classificazione degli atti, peraltro regolamentata e standardizzata a livello nazionale).

Ho così studiato un sistema per riorganizzare i metadati esistenti secondo uno schema a faccette. Come spesso succede in questi casi, il lavoro di ricognizione degli atti e della procedura di classificazione ha fatto emergere molti metadati “nascosti”, cioè metadati effettivamente presenti ma per nulla sfruttati e sconosciuti anche a molte persone dell’organizzazione. Un vero e proprio tesoro sepolto.

Trovato il giusto equilibrio fra progettazione top-down (desiderata, modello auspicabile) e progettazione bottom-up (vincoli e disponibilità effettive), il passo successivo è stato la definizione di una tabella di conversione: un sistema in grado di tradurre e riorganizzare il set di metadati preesistenti nel nuovo modello a faccette. Per la definizione del sistema a faccette, ho usato come matrice lo schema generale elaborato dal Classification Research Group.

Categoria (Classification Research Group)Faccetta corrispondente per gli atti consiliari
OggettoMaterie: tema di pertinenza dell’atto; es. Servizi sociali e alla persona, Ambiente e territorio, ecc.
Tipo
Parte
ProprietàStato: approvato, da approvare, ecc.
Materiale
Processo
Operazione
Prodotto
PazienteDestinatari (?): cittadini, aziende, ecc.
AgentePromotori: persona proponente, gruppo politico
Spazio
TempoData: legislatura, data protocollo
Lo schema del del Classification Research Group usato per derivare le faccette degli atti normativi del Consiglio regionale dell’Umbria.

Questo lo schema finale.

  • Tipo
    • leggi
    • atti amministrativi
    • altri
  • Materie
    • argomenti organizzati su 2 livelli
  • Legislatura
    • elenco legislature
  • Stato
    • Concluso
      • approvato
      • respinto
      • altro
    • Non concluso
      • iscritto all’ordine del giorno
      • in attesa di trasmissione a…
      • altro
  • Proponente
    • Cognome, Nome

Questo il sistema di ricerca a faccette degli atti normativi così come si presenta oggi. L’interfaccia è stata modificata ma l’impianto logico è stato conservato.

La sperimentazione del modello a faccette è stata scelta per risolvere il problema della ricerca degli atti all’interno del database. Attualmente infatti tale ricerca risulta estremamente complessa rappresentando di fatto uno scoglio per quanti si confrontano con tale sistema senza essere “addetti ai lavori”.

[…] Inoltre si è deciso di mantenere anche sul nuovo sito il sistema tradizionale di interrogazione del database. La classificazione degli atti secondo la logica a faccette è sembrata essere una soluzione plausibile in particolare per le qualità degli atti normativi che si presentano sufficientemente omogenei per essere descritti secondo un numero limitato di “faccette” fortemente caratterizzanti (Andrea Giottoli, Riprogettazione del sito web del Consiglio regionale dell’Umbria).

Per approfondire