I costi della non trovabilità

Quanto può costare una scarsa trovabilità dell’informazione? O una scarsa correlazione fra le informazioni? Una cattiva trovabilità non solo ha un prezzo, ma può portare a vere e proprie sciagure.

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Dalla sparizione di una nave spaziale, alla creazione di manufatti fantasma (perché basati su componenti fuori produzione), ai disastrosi esiti di alcuni test nucleari. Tanto può provocare una cattiva trovabilità dell’informazione. O la mancanza di collegamento tra informazioni pertinenti.

La trovabilità – calco sull’inglese findability – è la capacità di un’informazione, oggetto o altra risorsa di essere reperibile e fruibile. La trovabilità è una strategia che coinvolge tutta l’organizzazione e non può essere ridotta all’adozione di un software.

Alcuni dati

Uno studio condotto dalla Association for Intelligent Information Management sull’importanza attribuita dall’azienda alle strategie di organizzazione e recupero dell’informazione ha rivelato un quadro preoccupante:

  • Il 49% del campione concorda che trovare l’informazione necessaria per il proprio lavoro è spesso difficile e comporta un elevato dispendio di tempo
  • il 69% stima che meno del 50% delle informazioni aziendali è ricercabile online
  • il 49% sostiene che non c’è alcuna strategia formale per la trovabilità all’interno dell’azienda
  • il 50% ritiene che il grado di trovabilità interna all’azienda sia da peggiore a molto peggiore di quello dei corrispettivi siti web rivolti ai consumatori

Per troppi enti o aziende il problema della trovabilità è ridotto a mero aspetto tecnologico: dotarsi di questo o quel software, questa o quella piattaforma. Nei casi peggiori si risolve così alla somma di molteplici strumenti di ricerca e document management incapaci di dialogare fra loro (fonte: AIIM, Findability: The Art and Science of Making Content Easy to Find, 2008).

Un altro studio ha provato a calcolare i costi della scarsa trovabilità dell’informazione.

  • Il tempo speso per cercare un’informazione può costare a un’organizzazione fino a 6 milioni di dollari all’anno.
  • I costi per rielaborare/ricreare informazioni che non sono state trovate può costare all’organizzazione ulteriori 12 milioni di dollari all’anno.
  • La mancanza di reperibilità dell’informazione ha un costo in termini di opportunità di oltre 15 milioni di dollari all’anno. Ad esempio, accelerare l’introduzione di un farmaco o ritardare la sua retrocessione allo stato di generico equivale a una perdita di 8,5 milioni o più al giorno.
  • Va considerato inoltre che un problema di reperibilità dell’informazione in un punto dell’organizzazione si ripercuote in termini di costi su altri punti della stessa organizzazione: aumento di richieste via telefono o email, congestione del call center o dell’assistenza, rallentamento dei servizi e dei tempi di sviluppo dei progetti, e così via.

Un danno economico e sociale

La mancanza di una strategia per l’organizzazione e la trovabilità dell’informazione non ha quindi soltanto un costo qualitativo e cognitivo, in termini di ergonomia e design. La non trovabilità ha un costo e un impatto anche economici, quantificabili in modo preciso. Sia in termini di tempo che le persone sprecano per cercare un’informazione e che invece potrebbero dedicare ad altro. Sia, e soprattutto, in termini di errori, problemi, incidenti che la mancanza di informazione provoca nel lavoro e nella vita quotidiana.

In alcuni casi, la cattiva gestione dell’informazione, ha causato o almeno ha contribuito a causare vere e proprie sciagure. Tutto ciò ha una ricaduta in termini di costi: economici, di mancato sviluppo, socio-sanitari, e nei casi più drammatici perfino di vite umane.